Pitkälle sähköistetystä taloushallinnosta

 

On meillä stereot, televisio, mikroaaltouuni ja sähköinen taloushallintojärjestelmä….

Siunaus vai kirous?

Kaikki meistä ovat jo kuulleet ne argumentit, että kuinka sähköinen taloushallinto säästää aikaa ja kustannuksia, mutta myös hermoja. On toisaalta kuulunut myös niitä toisenlaisia argumentteja, joiden perusteella voi helposti päätellä, että tilitoimisto on palvelunsa sähköistämällä siirtänyt tosiasiallisesti tehtävänsä vain asiakkaan tehtäväksi. Tästä asiasta on hyvä puhua asian oikeilla nimillä, sillä niin kauan kuin markkinointilause on vain ”säästä aikaa ja rahaa”, se ei oikeastaan kerro enää mitään.

Parhaimmillaan taloushallinnon sähköistäminen on todella sitä itseään, eli tuskaa helpottava kokonaisuus, mutta se edellyttää että se toimii oikein. Yleensä helpossa ja toimivassa tekniikassa on nimittäin kätkettynä sellainen pieni riski, nimittäin se voi toimia myös päin honkia. Jos näin on päässyt käymään, tuskaa helpottava työkalu muuttuu helvetin koneeksi, jotka käyttää kuin kaukosäädintä josta on patterit loppumassas; -painaa kanavanappia aina vain lujempaa, kunnes kapula ei vastaa enää mihinkään näpyttelyyn.

Olemme nähneet molempia. Eli niitä kokonaisuuksia, jotka toimivat kuin unelma, mutta myös niitä kokonaisuuksia, joissa kirjanpitäjällä tulee lähinnä vain itku. Ja jos näin on, niin on helppo samaistua asiakkaaseen, joka ei välttämättä kirjanpidosta niin perusta, mutta vielä vähemmän tekniikasta, jolla se kirjanpito tehdään.

Vastuukysymyksiä

Laptase Oy on aikojensa alusta asti kyntänyt syvällä digiviidakossa ja pitänyt jääräpäisesti kiinni siitä unelmastaan, että tulee vielä vastaan päivä, jolloin talossa ei näy ensimmäistäkään A4-arkkia missään. Vastarinta on ollut yhtä raivokasta, kuin yhtiön jääräpäinen pyrkimys tavoitteen täyttämiseksi. Siihen on jo totuttu ja pakko on suorastaan antaa kiitosta niille, jotka vahingoittamispyrkimyksessä yhtiötä moukaroivat sen sijaan että keskittyisivät omaan tekemiseen. Huonokin mainos on aina mainos ja mitä lujempaa lyödään, sen varmemmin sen huomaa muutkin.

Vaikka lainsäädäntö on tullut mukaan monessa kohdassa ja ennen kaikkea edesauttaen yhtiön pyrkimyksiä, on yhtiössä myös havaittu lainsäädännöllisiä kysymyksiä ja puutteita, joiden ratkaisemista tuskin voi helpottaa tai edistää tilitoimistossa mitenkään. Yksi näistä on nimenomaan automatiikan luomien tositteiden tiliöinteihin liittyvä vastuukysymys.

Automatiikkaa on helppo syyttää kaikesta, sillä kone tekee sen mihin se on opetettu ja ihmisen on aina pysyttävä valppaana jos kone tekee väärin. Olosuhde on vähän kuin autolla ajo. Vaikka ajoneuvossa olisi vakionopeudensäädin, kaistanpitoavustin, navigaattori ja automaattinen liikennemerkkien lukija, ajoneuvon ajamisesta on aina vastuussa kuljettaja. Tieltä suistuttaessa tilannenopeus, sääolosuhteet ja kuljettajan ajotaidot ratkaisevat vahinkojen määrän. Humalainen kuski vastaa aivan kaikkien vahingoista joka kolarissa, eikä mikään selitys toimi.

Sama pätee sähköiseen taloushallintoon. Jos automatiikan opettaa tekemään väärin, se tekee täsmälleen niin oikein, kuin se on opetettu. Heti kun tuudittaudutaan siihen turvallisuudentunteeseen, että nyt on kaikki ok, niin eiköhän jostain iske pankkilinjaan palvelunestohyökkäys tai jää joku ilmoitus välittymättä rajapinnasta loppuun asti viranomaisille ja näihin tilanteisiin voi puuttua vain ihminen. Kirjanpitäjän työnkuva on tämän johdosta muuttumassa. Kirjanpitäjän ammattitaidolla ei ole mitään tekemistä sen kanssa, kun esimerkiksi ohjelmistosta lähetetty arvonlisäveroilmoitus näkyy omaverossa vasta kahden arkipäivän päästä lähetyksestä. Kirjanpitäjän tehtävä on varmistaa, että sen arvonlisäveroilmoituksen sisältämä tieto on oikein ja ne jotka varmistavat sen, että tieto rajapinnasta liikkuu, ovat eri ammattiryhmän ihmisiä.

Muutosvastarinta

Jokainen tilitoimisto tuntee muutosvastarinnan iloisen keväisen sirkutuksen, joka toistaa samaa soidinmenoa vuodesta toiseen. Se ei ole pelkästään huono asia. Muutosvastarinta tarkoittaa aina sitä, että kaikkia ideoita ei osteta suoralta kädeltä markkinoilla. Sitä sirkutusta on mukava kuunnella kevätpäivien lämmetessä, mutta muutosvastarinnallakin on paljon hyväksyttävää. Yksi on sellainen tosiasia, että vaikka joutsenkin on kaunis lintu katsella, niin idylli särkyy heti kun se yrittää laulaa. Joutsen ei opi muutosvastarinnan nuottia, vaikka sen höyhentäisi miten monta kertaa. Sama pätee myös verohallinnon tunnistamaan tilitalttiin, joka on helposti tunnistettavissa siitä, että se on aktiivisimmillaan alkuvuodesta ja kaikkien tilinpäätösten jälkeen vähän pöhöttynyt. Kirjanpito on kirjanpitoa, debet on edelleen ikkunan puolella, vaikka sähköisissä järjestelmissä on nykyään menoa seuraamassa myös asiakkaat.

Yksi yleisimmistä digitaalisen taloushallinnon harhoista on se, että ohjelma tekee kaiken. Se ei itse asiassa tee kaikkea, vaan se ainoastaan helpottaa tekijänsä elämää. Hyvin usein siis kirjanpitäjän elämää. Kirjanpitäjät ovat tehneet kirjanpitoa jo vuosikymmeniä tietokoneohjelmilla, joten tässä mielessä kirjanpitäjän tehtävänkuva ei ole muuttunut. Paperitositteet vain vähenevät ja menevät sähköiseksi enenevissä määrin. Järjestelmäympäristöissä pyörii jatkuvasti myös asiakkaita sen sijaan että he kerran kuukaudessa piipahtaisivat tilitoimistossa kahvilla.

Aikanaan oli olemassa vitsi, että juokseva kirjanpito on se tilanne, kun verotarkastaja saapuu ovesta ja yhtiön toimitusjohtaja pakenee samaan aikaan ikkunasta tositemappi kainalossaan. Nykyään tuntuu välillä siltä, että juokseva kirjanpito on sitä, että ajetaan sähköinen taloushallintojärjestelmä käyttöön, sen jälkeen eniten salaisuuksia pitävä juoksee, ja perästä tulee kysely, että mitäs ihmettä täällä oikein tapahtui.

Sähköinen taloushallinto lisää läpinäkyvyyttä. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä tunnistaa ilmiöt kysymättäkin. Viranomainenkaan ei ole aivan torvi tajutakseen, että mitäs tapahtuu kaislikoissa, jossa ensinnä mölisee ja samalla silmänräpäyksellä nousee myös kaikki linnut lentoon. Lentoon nousseet linnut on helpompi ampua alas, kuin paikoilleen maahan jääneet lajitoverit. Tarpeeksi monta kertaa kun pölähtää parvi ylös, paikalle tallustaa myös verokarhu, joka tulee tutkimaan, että mikä metsän rauhaa oikein häiritsee.

Toisin kuin kuvitellaan, metsäkarhun kanssa voi oikein hyvin elää sulassa sovussa. Karhu ja lintu osaavat molemmat kalastaa samassa joessa toisiaan kunnioittaen ja ihmisenkin metsäkarhu on todennäköisesti nähnyt useammin kuin ihminen karhun. Sähköistä taloushallintoa ei pidä pelätä. Sitä pitää kunnioittaa ja jos siihen pystyy, osaa myös elää niiden positiivisten lieveilmiöiden kanssa, mitä sähköinen taloushallinto tuo mukanaan. Sähköinen taloushallinto ei enää poistu markkinoilta. Joka metsässä on vain hieman toisistaan poikkeava linnusto, mutta puut ovat puita. Ne kasvavat uudelleen myös metsäpalon jälkeen.

Ystävällisin terveisin

Soili Laakso

tilitaltti

Laptase Oy

 

 

Takaisin